Chi tiết - Sở Lao động - Thương Binh và Xã Hội

Với sự phát triển nhanh chóng của thời đaị 4.0 (thời đại công nghệ thông tin) đã hỗ trợ đắc lực cho nhu cầu truyền tải thông tin và khai thác dữ liệu. Trong đó, hệ thống thông tin điện tử được mọi người quan tâm sử dụng nhiều nhất nhờ tính thông dụng trong việc giao tiếp, tìm kiếm, dễ dàng truy cập và đọc thông tin kịp thời nhờ các phần mềm ứng dụng về quản lý, số hóa tài liệu. Mặc dù công tác xác lập hồ sơ, giải quyết chế độ chính sách người có công còn gặp nhiều rất nhiều khó khăn nhưng nắm bắt được ưu điểm nổi bật của thời đại 4.0; năm 2018, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội tỉnh Quảng trị thực hiện số hóa, nhập dữ liệu và Lưu trữ điện tử hồ sơ người có công vào phần mềm.

(Quản lý hồ sơ người có công tại Sở Lao động - Thương binh và Xã hội)

Sau hai cuộc chiến tranh, nhất là cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nước, Quảng trị là địa bàn gánh chịu nhiều đau thương mất mát của bom đạn chiến tranh ác liệt, là địa đầu giới tuyến phân chia hai miền Nam - Bắc; bao người con ưu tú đã ngã xuống vì nền độc lập, thống nhất nước nhà; cũng chính tại mãnh đất này, hàng vạn Anh hùng Liệt sỹ trên các tỉnh thành trong cả nước đã ngã xuống và vĩnh viễn nằm lại nơi đây. Theo thống kê, đến nay toàn tỉnh Quảng Trị có khoảng 120.212 người có công với cách mạng đã được xác nhận, trong đó: 18.898 liệt sỹ, 11.477 thương binh và người hưởng chính sách như thương binh, 2.653 Bà mẹ Việt nam anh hùng, 4.135 người tham gia hoạt động kháng chiến bị nhiễm chất độc hóa học và hàng chục ngàn người có công với cách mạng. Điều đó cho thấy, Sở lao động - Thương binh và Xã hội tỉnh Quảng Trị đang lưu trữ và giải quyết khối lượng hồ sơ người có công với cách mạng tương đối lớn. Chính vì vậy, để đảm bảo việc triển khai thực hiện các chính sách của Đảng, Nhà nước đến với từng đối tượng kịp thời, đúng đủ, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội tỉnh Quảng trị đã tham mưu UBND tỉnh Quảng Trị thực hiện số hóa, nhập dữ liệu và Lưu trữ điện tử hồ sơ người có công vào phần mềm.

          Trước đây hồ sơ, tài liệu lưu trữ người có công được hình thành và lưu trữ dưới dạng giấy với nhiều chủng loại giấy khác nhau, lưu trữ bằng hình thức truyền thống như lưu theo từng nhóm đối tượng, từng xã, từng huyện riêng. Bì hồ sơ bằng giấy bìa trắng, thông tin trên bì hồ sơ được viết tay thủ công, sắp xếp trên giá, kệ cố định trong kho lưu trữ, qua thời gian lâu dài và thường xuyên tra lục, rút hồ sơ để giải quyết cho các đối tượng có nhu cầu nên hồ sơ dần bị mục nát, mối mọt, chữ viết tay bị mờ, kiểu chữ uốn lượn khó đọc, sổ theo dõi bị cong vênh do chịu sự tác động lớn về thời tiết, khí hậu, con người và dần bị rách, nhàu nát theo thời gian. Nếu để quá lâu không xử lý, số hồ sơ lưu trữ tại kho có thể sẽ bị các tác nhân khách quan và chủ quan xóa sổ vĩnh viễn, không thể phục hồi được.

        Mặt khác, việc tổ chức lưu trữ thủ công rất khó kiểm soát và khó tìm kiếm hồ sơ tài liệu, tình trạng thất lạc trở nên phổ biến, không ai chịu trách nhiệm. Trong khi đó số lượng người hưởng chính sách đông, khối lượng hồ sơ lưu trữ nhiều và liên tục được bổ sung; hồ sơ người có công được quản lý theo chế độ mật, có giá trị vĩnh viễn, mang tính nhân chứng lịch sử phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học và tri ân những người có công đối với đất nước; lưu trữ các chứng cứ pháp lý phục vụ hoạt động giải quyết chế độ chính sách, kiểm tra, thanh tra. Ưu điểm lớn nhất trong việc ứng dụng công nghệ thông tin số hóa hồ sơ người có công là giảm thiểu việc tra cứu trực tiếp đối với các loại hồ sơ đặc biệt quan trọng, những hồ sơ nhàu nát và có số lần khai thác nhiều, nhằm tiết kiệm thời gian, nhân lực, kinh phí trong việc bảo quản tài liệu hồ sơ. Việc chuyển quản lý, lưu trữ hồ sơ người có công ở dạng giấy thành dạng “phi hồ sơ tài liệu giấy” mà vẫn giữ được thông tin trên giấy tờ đó.

         Từ yêu cầu thực tiễn và những khó khăn trong việc quản lý, lưu trữ hồ sơ mà năm 2018, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội tỉnh Quảng Trị đã tiến hành khảo sát, xây dựng Đề án, tham mưu, trình UBND tỉnh phê duyệt triển khai đề án “Ứng dụng công nghệ thông tin số hóa hồ sơ người có công”, và trong năm 2018 đã lựa chọn nhà cung cấp phần mềm là Công ty Cổ phần Công nghệ thông tin Hoàng Long để tiến hành quét dữ liệu để lưu trữ. Quá trình số hóa, nhập dữ liệu và Lưu trữ điện tử đã được thực hiện trong 2 đợt của năm 2018, dự kiến hoàn thành số hóa trong năm 2019, giúp cho việc quản lý hồ sơ người có công một cách tập trung, nhanh chóng, thuận tiện trong khai thác sử dụng, đẩy mạnh triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong thực hiện cải cách hành chính và tập trung giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông.

         Trao đổi với ông Nguyễn Thế Hậu, Trưởng phòng chính sách người có công Sở Lao động - Thương binh và xã hội cho biết: Công tác số hóa bước đầu gặp không ít khó khăn trong quá trình can, quét do thiếu nhân lực, đối tượng và thân nhân người có công đến hỏi, tìm hiểu về chế độ chính sách nhiều nên chưa xử lý kịp hồ sơ, hồ sơ trong kho được lưu trữ theo thời gian đã mục nát nên không thể can mà phải chụp lại dưới dạng file ảnh…Tuy nhiên, nhờ sự nổ lực của đội ngũ cán bộ Phòng Người có công và Công ty Cổ phần Công nghệ thông tin Hoàng Long; đến nay, công tác số hóa, nhập dữ liệu và Lưu trữ điện tử hồ sơ người có công vào phần mềm trên 15.000 hồ sơ. Năm 2019, số hồ sơ người có công được số hóa hoàn toàn có thể là bước đột phá của Ngành Lao động - Thương binh và Xã hội trong hiện đại hóa nền hành chính giúp cho quá trình tích hợp, kết nối và khai thác giữ liệu được thực hiện đồng bộ và logic hơn; là công cụ hữu ích góp phần thực hiện việc quản lý, khai thác, giải quyết chính sách ưu đãi người có công nhanh chóng, hiệu quả hơn; nâng tầm trình độ ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình tiếp nhận, thụ lý và giải quyết hồ sơ cho cán bộ, công chức của ngành và nhanh chóng cho đối tượng.

                                                                              Thúy Nhung